Thực chất của việc biên tập phả là làm tiểu sử của Họ, dù tiểu sử của tiểu chi họ có 4, 5 đời (đợc coi là tiểu sử gia đình) hay tiểu sử của một chi, một dòng Họ có nhiều đời thì nội dung cũng không khác nhau là mấy.
Trong họ có cuốn phả nên có 5 phần. Độ dài của từng phần tuy theo sự phát triển phong phú của từng loại Họ.
Phần1: Lời tựa: Ghi 1 số ý sau đây:
- Mục đích viết phả
- Nói về thế thứ, học vị, chức danh ngời biên tập chính của phả Họ
- Phơng hớng biên tập: dựa trên phả cũ của cụ nào để lại, trên cơ sở phả của các chi, các tiểu chi họ, các t liệu... với sự tham gia đống góp của bà con trong họ.
- Mong muốn của ngời biên soạn phả.
Phần 2: Sơ luợc nguồn gốc, quá trình phát triển của dòng Họ (hay chi Họ)
Phần này khái quát sự phát triển của dòng Họ từ cụ tổ đầu tiên có nguồn gốc từ đâu, phát triển đến nay đợc bao nhiều đời (có ghi mốc quan trọng trong sự phát triển của họ, đối với lịch sử qua các triều vua - cả năm âm và năm dơng), có sự di c từ nơi này qua nơi khác của các vị tiên tổ, đẫ phát triển hoặc tiêu vong nh thế nào. Phần này chỉ nêu những nét lớn, những chuyển biến, thăng trầm nổi bật trong sự phát triển của dòng Họ, của từng chi Họ, mà không ghi chi tiết từng ngời.
Phần 3: Hệ thống các thế hệ của dòng Họ (hay chi họ)
Phần này ghi chép với thân thế, sự nghiệp tóm tắt của từng ngời trong Họ theo thứ tự từng đời (căn cứ theo sơ đồ ). Từng nguời con của Họ phải ghi nh một lý lịch trích ngang: Họ tên, chữ lót, tên tự tên húy, bí danh, danh xng đúng nh trong gia phả cũ đã viết; ngày tháng năm sinh cả âm và dơng lịch, Học vấn ghi bằng cấp cao nhất ( nếu có ); nghề nghiệp: chi nghề chính, sở trờng, làm lâu nhất. Chức vụ, phẩm hàm: ghi một số chức danh cao nhất . Khen thởng: ghi danh hiệu cao quý nhất mà nhà nớc ban tặng ( không ghi các phần thởng theo niên hạn ). Ngày mất, nơi an táng, mộ chí, bia, từ đờng(nếu có). Tiếp đó là ghi tên con trai thì ghi họ, tên vợ, quê quán; họ tên và chức vụ chính của bố vợ, công việc và chức danh quan trọng nhất (nếu có) của ngời vợ. Nếu có vợ 2, vợ 3 cũng ghi nh trên. Nếu là ngời con gái của Họ thi ghi tên, quê quán ngời chồng, họ tên và chức vụ chính của bố chồng (nếu có). Công vịêc và chức danh quan trọng nhất (nếu có) của ngời chồng. Ghi họ tên các con của ngời con gái Họ ( tức cháu ngoai họ Đoàn ), trong số này nếu có ngời nào đỗ đạt cao, có tài, có chức danh quan trọng có thể chi thêm. Phần này cần ghi gọn, rõ ràng, không tham chi tiết.
Nếu trong Họ có ngời bị can án hoặc có thành tích bất hảo, làm ảnh hởng xấu đến dòng Họ cũng cần ghi thực tế hành vi và hậu quả. Nếu khắc phục đợc trở nên lơng thiện, tốt đẹp, lập đợc công lao thi ghi cố gắng đó. Về điểm này nên suy nghĩ thật thận trọng để ghi có mức độ, vừa phải, ai cũng dễ dàng chấp nhân.
Phần 4: Viết về sự tích và truyền thống quý báu của dòng Họ.
Phần này có 2 nội dung: Một nội dung viết về thên thế, sự nghiệp của các vị tiên tổ theo thứ tự từng đời, thực chất là kể về các danh nhân, những ngời có công lao đối với sự phát triển và làm vẻ vang cho dòng Họ bằng những tài liệu, t liệu chính xác có sức thuyết phục cao.
Nội dung thứ 2 viết về truyền thống quý báu của dòng Họ nh nề nếp gia phong, hiếu học, cần cù lao động, đạo đức, lối sống trong quan hệ gia đình, họ hàng, làng nớc. Căn cứ vào ngời thật, việc thật các vị tiên tổ trong Họ trớc bối cảnh lịch sử, xã hội nhất định mà đúc kết lại để làm bài học cho các thế hệ sau.
Tuy là 2 nội dung song có thể viết hòa quyện vào một, tùy tình hình thực tế của từng Họ, hay chi họ và nhận thức cũng nh khả năng ngời viết.
Phần 5: Lời kết
Đây là phần cảm nghĩ và mong muốn của ngời viết sau khi làm xong cuốn phả: nói lên niềm tự hào của con cháu đối với tổ tiên, ớc mong về sự phát triển tốt đẹp của con cháu trong học tập,lao động, phấn đấu làm vẻ vang cho dòng Họ. Nhắc nhở về bổn phận giữ gìn phả Họ, tiếp tục tìm hiểu, xác minh, bổ sung những chỗ còn cha đầy đủ, chua rõ ràng trong phả Họ.
Cuối cùng: Phần phụ lục
Phần này kể về những giai thoại, truyền thuyết (nếu có) của tổ tiên nhng không chép đợc trong phần 4. Viết hoặc sao chụp các chứng tích nh phần đầu bản phả hán nôm, di chúc, câu đố, bia, tợng, từ đờng, văn thơ,.....bằng cả hán nôm và quốc ngữ (có phiên âm dịch nghĩa) và cả những t liệu, tài liệu mà ta đã dùng để biên soạn phả Họ.
Một điều cần chú ý khi viết phả: Biên soạn gia phả là viết sử chứ không phải viết văn. Văn của phả là phải ngắn gọn, giản dị sáng sủa, dùng từ, đặt câu phải chính xá, rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng những từ hán việt không còn thông dụng hiện nay, gây cho ngời đọc khó hiểu.
Sau khi viết xong (dự thảo) có thể tổ chức họp với các vị là chi trởng hay tộc trởng của các tiểu chi, các cụ cao tuổi, một số ngời có kiến thức trong Họ để tham gia ý kiến.
Tùy theo quy mô của dòng Họ, hia phả cầ viết thêm hoặc in ra nhiều bản gửi về các tộc trởng lu giữ, bảo quản để con cháu trong dòng Họ khi cần thiết đến tìm hiểu. Những ngời có trách nhiệm chính trong việc biên tập phả Họ phả cần ký vào phả Họ (sau lời kết).
Riêng gia phả tiểu chi (4 đến 5 đời ) cần giao cho ngời có trách nhiệm chính trong tiểu chi, thường xuyên bổ sung các thông tin về Họ nh ngời sinh, ngời mất, thay đổi về lý lịch của từng người... không để phả tiểu chi bi lạc hậu do sự diễn tiến trong Họ.
Trên đây chỉ là gợi ý của th ký Ban liên lạc Họ Đoàn toàn quốc. Trong quá trình biên tập phả Họ có gì thắc mắc hoặc kinh nghiệm tốt mong quý vị góp ý, bổ sung.
(Tổ Thư Ký)
Một gia phả hoàn chỉnh bao gồm những phần sau đây
· Trước hết, phải có thông tin về người sao lục (biên soạn ) là ai, tên gì, thuộc đời thứ mấy, triều vua nào, năm nào… và tên người tục biên qua các đời cũng có cước chú rõ ràng.
· Tiếp theo, là phả ký hay là gia sử. Nêu nguồn gốc xuất xứ của gia tộc.
· Tiếp theo, là Thuỷ tổ của dòng họ.
· Sau đó, là từng phả hệ phát sinh từ Thuỷ Tổ cho đến các đời con cháu sau này. Đây là phần quan trọng nhất của gia phả. Có phần phả đồ, là cách vẽ như một cây, từng gia đình là từng nhánh, từ gốc đến ngọn cho dễ theo dõi từng đời. Đối với tiền nhân có các mục sau đây:
Tiếp theo, là tộc ước. Đây là những quy định-quy ước trong tộc họ, đặt ra nhằm ổn định tộc họ, có công thưởng, có tội phạt , tất nhiên là phải phù hợp với luật pháp chung.
· Với một tộc họ lớn, có thể có nhiều tông nhánh, chi phái. Phần này sẽ ghi những thông tin chi phái, ai là bắt đâu chi, chi hiện ở đâu, nhà thờ chi…
· Những thông tin khác về tài sản hương hỏa, bản đồ các khu mộ tiền nhân v.v.